Compliance-as-a-service: de compliancefunctie op abonnementsbasis
U bent Wwft-plichtig, maar te klein voor een eigen compliance officer. Dan blijft het erbij hangen — tot een toezichthouder belt. Wij nemen de uitvoering over voor een vast bedrag per maand: beleid actueel, dossiers getoetst, vragen beantwoord, en een rapportage waarmee u kunt laten zien hoe u ervoor staat.
Wat compliance-as-a-service is
Compliance-as-a-service is het uitbesteden van de compliancefunctie op abonnementsbasis. Voor een vast bedrag per maand blijven uw beleid en risicoanalyse actueel, worden uw dossiers periodiek getoetst, heeft u een vaste vraagbaak voor de dagelijkse twijfelgevallen, en krijgt u een rapportage die laat zien waar u staat. U houdt de verantwoordelijkheid; wij leveren de kennis, de uitvoering en het tweede paar ogen.
Het probleem waar dit voor bestaat
Een kantoor met vijftien mensen is net zo goed poortwachter als een bank met vijftienduizend. De verplichtingen zijn grotendeels dezelfde: risicoanalyse, cliëntacceptatiebeleid, cliëntenonderzoek, monitoring, meldproces, opleiding, en aantoonbaar toezicht daarop. Alleen is er niemand wiens werk dat is.
In de praktijk komt het er dan bij een partner of de office manager bij. Dat gaat jarenlang goed, tot het niet meer goed gaat — en dan blijkt dat het beleid uit 2021 stamt, de risicoanalyse een sjabloon is en niemand kan aanwijzen wie welke beslissing heeft genomen.
De kern: dit is geen kennisprobleem maar een capaciteitsprobleem. De regels zijn goed te doen; het bijhouden ervan naast een volle agenda is dat niet.
Drie pakketten
| Wat u krijgt | Basis vanaf € 395 p/m | Actief vanaf € 795 p/m | Volledig vanaf € 1.450 p/m |
|---|---|---|---|
| Beleid en procedures actueel houden | ✓ | ✓ | ✓ |
| Risicoanalyse (SIRA) opstellen en jaarlijks herzien | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vraagbaak voor dagelijkse vragen | Per e-mail, antwoord binnen één werkdag | E-mail en telefoon | Onbeperkt, ook overleg over lopende dossiers |
| Rapportage voor directie of maatschap | Per kwartaal | Per kwartaal | Per maand |
| Dossiercontrole met vierogenprincipe | — | Maandelijkse steekproef | Maandelijks, plus alle hoog-risicodossiers |
| Ondersteuning bij meldingen aan FIU-Nederland | — | ✓ | ✓, inclusief het opstellen van de melding |
| Training voor medewerkers | — | Jaarlijks, één sessie | Halfjaarlijks, plus intakes voor nieuwe medewerkers |
| Formeel aangewezen compliance officer of MLRO | — | — | ✓ |
| Begeleiding bij toezichtonderzoek | Dagtarief | Dagtarief | Inbegrepen |
Alle bedragen zijn exclusief btw. De eerste termijn is zes maanden — de eerste maanden gaan vooral over het op orde brengen van wat er ligt. Daarna geldt een opzegtermijn van twee maanden, of drie maanden wanneer onze adviseur formeel als compliance officer is aangewezen.
Wat u zelf houdt, en wat wij doen
Bij u
- De klantrelatie en het gesprek met de cliënt
- De beslissing om een cliënt wel of niet te accepteren
- De wettelijke verantwoordelijkheid — die is niet overdraagbaar
- Het aanleveren van dossiers en informatie
Bij ons
- Beleid, procedures en risicoanalyse actueel houden
- Toetsen of de praktijk het beleid volgt
- Beoordelen van twijfelgevallen en escalaties
- Vertalen van nieuwe regelgeving naar úw situatie
- Rapporteren zodat u kunt sturen en aantonen
Waarin wij verschillen
- Geen softwareleverancier. Wij verkopen geen pakket en krijgen geen vergoeding van leveranciers. Werkt u al met een Wwft-systeem, dan werken wij daarin. Werkt u met Excel, dan horen we u eerlijk zeggen wanneer dat volstaat — en wanneer niet.
- MLRO-niveau, geen helpdesk. Uw vaste aanspreekpunt is Tarik Binnekade, senior adviseur en MLRO, die de rol zelf heeft gedragen bij gereguleerde instellingen in Nederland, Frankrijk en Polen en toezichtonderzoeken van binnenuit meemaakte.
- Wij kunnen de rol formeel dragen. In het pakket Volledig wordt onze adviseur aangewezen als compliance officer of MLRO. Dat kan een partij die alleen software met een servicelaag levert niet bieden.
- Wij zeggen wanneer u ons niet nodig heeft. Blijkt na de intake dat u met een dagdeel training en een opgeschoond beleid genoeg heeft, dan is dat het advies.
Hoe het begint
| Stap | Wat er gebeurt | Doorlooptijd |
|---|---|---|
| 1. Intake | Een gesprek van een uur over uw dienstverlening, cliëntenbestand en wat er nu ligt aan beleid en dossiers. | Binnen een week |
| 2. Nulmeting | Wij beoordelen het bestaande beleid en een steekproef uit de dossiers, en benoemen wat er direct moet gebeuren. | Twee weken |
| 3. Voorstel | Pakketkeuze, prijs en een lijst met het inhaalwerk dat vooraf nodig is — apart geoffreerd, zodat het abonnement niet vertroebeld raakt. | Enkele dagen |
| 4. Inrichten | Beleid en risicoanalyse op orde, afspraken over aanlevering, en een eerste sessie met uw mensen. | Vier tot zes weken |
| 5. Draaien | Maandelijkse ritmiek: controle, vragen, signalen, rapportage. | Doorlopend |
Let op het inhaalwerk. Bijna elke instelling begint met een achterstand. Dat lossen we niet stiekem binnen het abonnement op — het krijgt een eigen offerte, zodat u ziet wat het eenmalig kost en wat de doorlopende dienst kost. Is de achterstand groot, dan is KYC-remediation de efficiëntere route.
Niet hetzelfde als interim
Beide vullen een gat in capaciteit, maar op een andere manier. Interim MLRO en detachering is tijdelijk en intensief: twee tot vijf dagen per week, bij een vacature, een vergunningtraject of een herstelprogramma. Compliance-as-a-service is doorlopend en licht: een vast ritme, gericht op continuïteit. Weet u niet welke van de twee bij u past, dan is dat precies wat de intake beantwoordt.
Veelgestelde vragen
Wat is compliance-as-a-service?
Compliance-as-a-service is het uitbesteden van de compliancefunctie op abonnementsbasis: een vast bedrag per maand waarvoor uw beleid en risicoanalyse actueel blijven, uw dossiers periodiek worden getoetst, u een vaste vraagbaak heeft voor dagelijkse vragen en u een rapportage krijgt waarmee u aan een toezichthouder kunt laten zien hoe u ervoor staat. U houdt de verantwoordelijkheid; wij leveren de kennis, de uitvoering en het tweede paar ogen.
Voor wie is dit bedoeld?
Voor organisaties die Wwft-plichtig zijn maar te klein voor een eigen compliance officer: notariskantoren, accountants- en administratiekantoren, belastingadviseurs, makelaars, kleinere betaalinstellingen, trustkantoren en cryptodienstverleners in opbouw. In de praktijk gaat het om instellingen met vijf tot honderd medewerkers.
Wat is het verschil met een interim compliance officer?
Een interim compliance officer komt tijdelijk en vaak meerdere dagen per week bij u werken, bijvoorbeeld bij een vacature of een vergunningtraject. Compliance-as-a-service is doorlopend en veel lichter: een vast aantal uren per maand, verspreid over het jaar, gericht op continuïteit in plaats van op piekopvang. Wie een vaste bezetting mist, kiest voor het abonnement; wie een gat moet vullen, voor interim.
Wat kost het?
Wij werken met drie pakketten: Basis vanaf € 395 per maand voor beleid, risicoanalyse en een vraagbaak; Actief vanaf € 795 per maand met daarbij maandelijkse dossiercontrole en meldondersteuning; en Volledig vanaf € 1.450 per maand, inclusief een formeel aangewezen compliance officer of MLRO en begeleiding bij toezichtonderzoek. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Nemen jullie de verantwoordelijkheid over?
Nee — en dat kan ook niet. De wettelijke verantwoordelijkheid ligt bij uw instelling en bij uw dagelijks beleidsbepalers; dat is niet overdraagbaar. Wat wél kan: wij worden formeel aangewezen als compliance officer of MLRO binnen uw organisatie. Dan draagt onze adviseur die rol met alles wat erbij hoort, maar de instelling blijft aanspreekbaar. Bedrijven die u vertellen dat zij uw aansprakelijkheid overnemen, verkopen u iets wat niet bestaat.
Zijn jullie gebonden aan bepaalde software?
Nee. Wij verkopen geen software en ontvangen geen vergoeding van leveranciers. Werkt u al met een Wwft-pakket, dan werken wij daarin. Werkt u met Excel en een gedeelde map, dan zeggen we eerlijk wanneer dat volstaat en wanneer niet. Dat onderscheid maakt uit: een leverancier met een servicelaag heeft er belang bij dat het antwoord altijd zijn eigen product is.
Kan ik maandelijks opzeggen?
De eerste termijn is zes maanden — korter is niet realistisch, omdat de eerste maanden vooral gaan over het op orde brengen van beleid en dossiers. Daarna geldt een opzegtermijn van twee maanden. Bent u aangewezen op onze adviseur als formeel compliance officer, dan is die termijn drie maanden, zodat u niet zonder aanwijsbare functionaris komt te zitten.
Wat gebeurt er als de toezichthouder langskomt?
In het pakket Volledig begeleiden wij het onderzoek: het beantwoorden van de uitvraag, het bijeenbrengen van documentatie, de voorbereiding van uw mensen op de gesprekken en het opstellen van het herstelplan. In Basis en Actief kunnen wij dat op basis van dagtarief oppakken, en dan is de voorbereiding meestal al voor een groot deel gedaan — dat is precies waar het abonnement voor bedoeld is.
Ook interessant
Benieuwd of dit voor u werkt? De intake van een uur kost niets en levert altijd iets op — al is het maar een lijstje van wat er als eerste moet gebeuren. Plan het gesprek.