KYC-remediation: achterstallige cliëntdossiers wegwerken
Verlopen documenten, ontbrekende UBO's, risicoclassificaties die nooit zijn herzien. Wij werken de achterstand in uw bestaande portefeuille weg tegen een vaste prijs per dossier — met een verantwoordingsrapport waarmee u tegenover de toezichthouder kunt uitleggen hoe het is gebeurd.
Wat is KYC-remediation?
KYC-remediation is het gestructureerd opschonen en aanvullen van bestaande cliëntdossiers, zodat ze weer voldoen aan het geldende cliëntenonderzoekbeleid. Het gaat om de portefeuille die u al heeft: dossiers geopend onder ouder beleid, periodieke reviews die zijn blijven liggen, of gegevens die nooit compleet zijn geworden. Het is iets anders dan onboarding — daar begint u bij nul, hier moet u repareren zonder de relatie te verstoren.
Vier aanleidingen
Toezichtbevindingen
DNB, AFM of BFT heeft dossierkwaliteit als bevinding opgeleverd en er ligt een hersteltermijn. Dan telt niet alleen het resultaat, maar ook de aantoonbaarheid van de aanpak.
Beleid aangescherpt
U heeft het cliëntacceptatiebeleid herzien, maar de bestaande portefeuille is nog niet meegenomen. Formeel voldoet die daarmee niet meer.
Achterstand in reviews
Periodieke reviews zijn onder druk van commerciële prioriteiten opgeschoven. Die achterstand groeit exponentieel en is met eigen mensen zelden in te lopen.
Overname of migratie
U heeft een portefeuille overgenomen of bent naar een nieuw systeem gemigreerd, en de dossiers voldoen niet aan úw standaard.
Onze aanpak
| Fase | Wat er gebeurt | Waarom het zo werkt |
|---|---|---|
| 1. Nulmeting | Steekproef van 50 tot 100 dossiers om de werkelijke uitval te meten, niet te schatten. | De prijs van het traject staat of valt met het uitvalpercentage. Dat wilt u weten vóór u begint. |
| 2. Beslisregels | Per tekortkoming vastleggen wat compleet is, wanneer de cliënt benaderd wordt en wanneer een dossier escaleert. | Zonder beslisregels oordelen analisten verschillend en is het resultaat niet verdedigbaar. |
| 3. Uitvoering | Batchgewijs: laag risico eerst voor tempo, hoog risico met volledige vierogencontrole. | U ziet binnen twee weken beweging in de cijfers en houdt grip op de zware dossiers. |
| 4. Cliëntbenadering | Gestructureerd opvragen met rappelschema en vastgelegde escalatieroute bij geen respons. | Niet-reagerende cliënten zijn een beleidsbeslissing, geen uitvoeringsprobleem. Dat leggen we bij u neer. |
| 5. Kwaliteitstoets | Steekproef van 10% plus 100% vierogencontrole op verhoogd risico. | Systematische fouten corrigeren we in de beslisregels, niet dossier voor dossier. |
| 6. Verantwoording | Rapport met aanpak, aantallen, uitval, risicosignalen en meldingen. | Dit is het document waarmee u het traject aan de toezichthouder uitlegt. |
Waarom dit schaalt
Remediation is de enige compliance-dienst waarbij volume geen kwaliteitsverlies hoeft te betekenen — mits de kwaliteitsborging bij één senior blijft liggen. Bij ons is dat Tarik Binnekade, senior adviseur en MLRO, die de beslisregels opstelt, de escalaties beoordeelt en de steekproeven tekent. Het uitvoerende werk draait op analisten onder die borging. Zo betaalt u seniortarief voor senioroordeel en niet voor dossierinvoer.
Wat het kost
- Standaard cliëntdossier: vanaf € 95 excl. btw per dossier.
- Dossier met verscherpt cliëntenonderzoek: vanaf € 240 excl. btw per dossier.
- Projectminimum: € 7.500 excl. btw, inclusief nulmeting, beslisregels, kwaliteitsborging en eindrapportage.
- Nulmeting los af te nemen: € 1.950 excl. btw — u weet dan wat de hele portefeuille gaat kosten voordat u zich vastlegt.
Vaste prijs, geen nacalculatie. Wij dragen het risico van dossiers die tegenvallen; u draagt het risico van cliënten die niet reageren. Dat onderscheid leggen we vooraf vast.
Past dit bij een groter traject?
Remediation komt zelden alleen. Loopt er een toezichtonderzoek, dan is de onafhankelijke toets van uw AML/CFT-raamwerk vaak de logische eerste stap. Speelt de EU-verordening van 2027, kijk dan eerst naar de AMLR gap-analyse: dan weet u welke gegevens u straks nodig heeft en hoeft u dossiers maar één keer aan te raken.
Veelgestelde vragen
Wat is KYC-remediation?
KYC-remediation is het gestructureerd opschonen en aanvullen van bestaande cliëntdossiers zodat ze weer voldoen aan het geldende cliëntenonderzoekbeleid. Denk aan verlopen identiteitsdocumenten, ontbrekende UBO-vastlegging, een risicoclassificatie die nooit is herzien, of dossiers die zijn geopend onder ouder beleid. Het gaat om de bestaande portefeuille, niet om nieuwe onboarding.
Wanneer is KYC-remediation nodig?
In de praktijk om vier redenen: een toezichthouder heeft bevindingen opgeleverd over dossierkwaliteit; het beleid is aangescherpt en de bestaande portefeuille loopt achter; periodieke reviews zijn blijven liggen waardoor een achterstand is ontstaan; of er is een overname of migratie geweest waarbij dossiers uit een ander huis zijn overgenomen. Ook de komst van de EU anti-witwasverordening per 10 juli 2027 is voor veel instellingen aanleiding.
Hoe lang duurt een remediation-traject?
Dat hangt af van het aantal dossiers en de mate van uitval. Een portefeuille van duizend laag-risicodossiers met beperkte uitval doen we in zes tot acht weken. Zit er veel verscherpt cliëntenonderzoek in, of moet er veel bij de cliënt worden opgevraagd, dan bepaalt de responstijd van uw cliënten het tempo — reken dan op drie tot zes maanden.
Wat kost KYC-remediation per dossier?
Wij werken met een vaste prijs per dossier: vanaf € 95 excl. btw voor een standaard cliëntdossier en vanaf € 240 excl. btw voor een dossier met verscherpt cliëntenonderzoek. Het projectminimum is € 7.500 excl. btw, inclusief inrichting, kwaliteitsborging en eindrapportage. U weet dus vooraf wat de hele portefeuille kost.
Wie doet de kwaliteitscontrole?
Het uitvoerende werk doen analisten; de kwaliteitsborging ligt bij onze senior adviseur en MLRO. Wij hanteren standaard een steekproef van tien procent op afgeronde dossiers en honderd procent vierogencontrole op alle dossiers met verhoogd risico of een wijziging in risicoclassificatie. De uitkomsten van die controle rapporteren we mee, zodat u kunt aantonen dat het werk is getoetst.
Werken jullie onder ons eigen beleid?
Ja. Wij remediëren tegen úw cliëntacceptatiebeleid en risicoclassificatiemodel, niet tegen een eigen standaard. Als wij tijdens het werk constateren dat het beleid zelf gaten heeft, melden we dat apart — dan is dat een beleidsvraag en geen dossierkwestie.
Wat leveren jullie op aan het einde?
Een opgeschoonde portefeuille in uw eigen systeem, een uitvalrapportage met de dossiers die niet konden worden gecompleteerd en waarom, een overzicht van geconstateerde risicosignalen en eventuele meldingen, en een verantwoordingsdocument waarmee u tegenover de toezichthouder kunt onderbouwen hoe de remediation is uitgevoerd en getoetst.
Bronnen
- Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) — wetten.overheid.nl
- Wwft — Open Boek Toezicht, De Nederlandsche Bank
- Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR) — EUR-Lex
- FIU-Nederland
- Bureau Financieel Toezicht (BFT)
Ook interessant
Weet u niet hoe groot de achterstand is? Dat is precies waar de nulmeting voor is. Twee weken, vaste prijs, en daarna een onderbouwd getal in plaats van een onderbuikgevoel. Plan een gesprek.