Wwft, Wtt 2018 en Sanctiewet voor trustkantoren

Een trustkantoor moet gelijktijdig voldoen aan de Wet toezicht trustkantoren 2018, de Wwft en de Sanctiewet 1977 — en het onderzoek dat de Wtt 2018 voorschrijft gaat verder dan wat de Wwft van andere instellingen vraagt. Artikel 3, dertiende lid, van de Wwft verwijst voor trustkantoren uitdrukkelijk naar hoofdstuk 4 van de Wtt 2018: u wordt op de zwaardere norm beoordeeld. Daar komt bij dat de wet harde verboden kent die niet risicogebaseerd zijn, zoals het verbod op dienstverlening voordat het cliëntenonderzoek is afgerond. Wie zijn raamwerk op een standaard Wwft-model heeft gebouwd, mist daarom vrijwel altijd onderdelen.

Drie regimes tegelijk, en hoe ze zich verhouden

Een trustkantoor is geen gewone Wwft-instelling met een zwaar klantenbestand. Het is een vergunninghoudende onderneming onder doorlopend toezicht van De Nederlandsche Bank, die naast de Wwft ook de Wet toezicht trustkantoren 2018 (Wtt 2018) en de Sanctiewet 1977 naleeft. Die regimes overlappen, maar ze zijn niet inwisselbaar.

De koppeling tussen de eerste twee regimes is preciezer dan vaak wordt gedacht. Artikel 3, dertiende lid, van de Wwft bepaalt dat voor een trustkantoor onder cliëntenonderzoek wordt verstaan: de maatregelen uit hoofdstuk 4 van de Wtt 2018. De uitgewerkte onderzoeksbepalingen van artikel 3 Wwft gelden voor u dus niet als zodanig; u wordt op de zwaardere Wtt-norm beoordeeld. De overige Wwft-verplichtingen, waaronder de meldplicht en de bewaarplicht, gelden onverkort.

In de praktijk zien wij vaak beleid dat op de Wwft is gebouwd en waar de Wtt-eisen later zijn ingevoegd. Herkenbaar aan procedures over vereenvoudigd, standaard en verscherpt onderzoek, terwijl de Wtt 2018 een indeling per trustdienst kent. Het beleid klopt dan op onderdelen, maar volgt niet de systematiek waarop DNB toetst.

De vergunningplicht en de verboden dienstverlening

Artikel 3 van de Wtt 2018 verbiedt het om zonder vergunning van DNB beroeps- of bedrijfsmatig trustdiensten te verlenen. Wat een trustdienst is, staat in de begripsbepalingen: bestuurder of vennoot zijn voor een ander, een domicilieadres ter beschikking stellen in combinatie met bepaalde aanvullende werkzaamheden, een doorstroomvennootschap gebruiken voor een cliënt, rechtspersonen verkopen of daarin bemiddelen, en optreden als trustee. Die opsomming is ruimer dan veel dienstverleners aannemen. Naast de vergunningplicht kent de wet harde verboden, die niet risicogebaseerd zijn en niet zijn weg te wegen.

1. Geen dienstverlening vanuit een derde land. Wie zetel heeft buiten de EU mag geen trustdiensten naar Nederland of vanuit een Nederlands bijkantoor verlenen. Voor die situatie bestaat geen vergunning.
2. Geen opgeknipte domiciliedienstverlening. Zonder vergunning mag u geen werkzaamheden verrichten die zijn gericht op zowel het adres als de aanvullende werkzaamheden, voor dezelfde partij of binnen dezelfde groep. Splitsen over twee entiteiten haalt de dienst niet buiten de wet.
3. Geen trustdienst bovenop eigen belastingadvies. Artikel 17 verbiedt trustdiensten aan een cliënt die uitvoering geeft aan belastingadvies van het trustkantoor zelf of van een groepsgenoot.
4. Geen dienst voordat het onderzoek rond is. Artikel 23 verbiedt een zakelijke relatie of trustdienst zolang het cliëntenonderzoek niet tot het voorgeschreven resultaat heeft geleid. Kunt u tijdens de relatie niet aan de voorschriften voldoen, dan beëindigt u haar.
5. Geen dienstverlening bij betrokkenheid van Rusland of Belarus. Artikel 23a verbiedt trustdienstverlening wanneer cliënten, doelvennootschappen of hun uiteindelijk belanghebbenden in de Russische Federatie of Belarus wonen of gevestigd zijn, met een beperkte uitzondering voor personen met een nationaliteit of verblijfsvergunning van een EU- of EER-staat of Zwitserland.
6. Geen uitbesteding van de compliancefunctie. Werkzaamheden mogen worden uitbesteed, maar de uitoefening van de compliancefunctie uitdrukkelijk niet.

Daar komen structurele eisen bij: een trustkantoor met zetel in Nederland heeft de rechtsvorm van een NV, BV of SE, en ten minste twee personen bepalen het dagelijks beleid. Wie een van deze punten niet op orde heeft, heeft geen bevinding maar een overtreding.

Verscherpt cliëntenonderzoek als uitgangspunt

Bij de meeste poortwachters is verscherpt cliëntenonderzoek de uitzondering: het treedt in bij een PEP, een hoogrisicoland of een ongebruikelijk patroon. Bij trustkantoren ligt dat anders. De dienstverlening zelf brengt vrijwel altijd elementen mee die elders als risicoverhogend gelden: een cliënt buiten Nederland, een structuur met meerdere lagen, en een dienst waarbij u zelf bestuurder of trustee wordt.

De Wtt 2018 volgt die logica. Hoofdstuk 4 schrijft per trustdienst voor welk onderzoek u doet, en artikel 33 verplicht daarbovenop tot verscherpt cliëntenonderzoek wanneer de relatie of de dienst naar zijn aard een hoger risico meebrengt, of wanneer de cliënt, de doelvennootschap of een uiteindelijk belanghebbende gevestigd is in een door de Europese Commissie aangewezen hoogrisicostaat. Artikel 34 regelt politiek prominente personen en artikel 35 verplicht tot onderzoek naar complexe en ongebruikelijk grote transacties, met verscherpte controle van de hele relatie.

Het sluitstuk is het acceptatiememorandum uit artikel 26: per cliënt legt u in samenhang vast wat het onderzoek opleverde, welke integriteitrisico's aan de dienstverlening verbonden zijn, in welke mate die zijn ondervangen en waarom u de cliënt aanvaardt. Het memorandum hoort in het dienstverleningsdossier van artikel 39, samen met de overeenkomsten, het overzicht van geleverde trustdiensten en de vastgelegde incidenten. Dat dossier houdt u actueel en bewaart u vijf jaar na het einde van de relatie.

Bij toetsingen gaat het zelden mis op de vraag of het memorandum bestaat, maar op de redenering: de structuur is beschreven, niet waarom die zo is opgezet en waarom het restrisico aanvaardbaar is.

Structuren, UBO's en de herkomst van vermogen

Artikel 25 van de Wtt 2018 vraagt meer dan een naam. U identificeert zoveel mogelijk met zekerheid alle uiteindelijk belanghebbenden, verifieert hun identiteit, en verifieert bovendien de aard en omvang van hun belang. Bij vier lagen over drie jurisdicties betekent dat: elke laag ontrafelen, per laag vaststellen wie eigenaar is en wie feitelijk beslist, en dat onderbouwen met stukken die u zelf beoordeelde. Een register volstaat niet: artikel 3, vijftiende lid, van de Wwft bepaalt uitdrukkelijk dat instellingen zich niet uitsluitend verlaten op het handelsregister of het UBO-register. Bij buitenlandse lagen is dat ook praktisch onhoudbaar, omdat registers per land verschillen in dekking en actualiteit.

Artikel 27 onderscheidt vervolgens begrippen die in de praktijk door elkaar lopen. Ze vragen ander bewijs.

Die laatste is de moeilijkste. Een structuur mag fiscaal gedreven zijn, maar u moet kunnen uitleggen wat de opzet beoogt. Een dossier dat de lagen keurig in kaart brengt maar die vraag onbeantwoord laat, is niet compleet.

Doorstroomvennootschappen en substance

Het gebruiken van een doorstroomvennootschap voor een cliënt is zelf een trustdienst: de wet omschrijft zo'n vennootschap als een rechtspersoon of vennootschap die tot dezelfde groep behoort als degene die er voor die dienst gebruik van maakt. Artikel 28 stelt daarvoor een eigen onderzoeksnorm: u stelt het transactieprofiel vast, de herkomst en bestemming van de middelen die aan de vennootschap ter beschikking worden gesteld, en welke persoon ter zake het risico draagt — die u identificeert en verifieert — en u verwerft inzicht in de gestelde zekerheden.

Substance is hier geen fiscaal begrip maar een integriteitsvraag. Heeft de vennootschap geen eigen activiteit, beslisruimte of personeel, dan verplaatst het risico zich naar u: u bent de bestuurder die tekent. Leg daarom per structuur vast wie welke besluiten neemt en welke betalingen u niet uitvoert zonder onderbouwing.

Sanctiescreening en de meer-dan-50%-regel

Sanctienaleving staat los van de risicogebaseerde afweging in het cliëntenonderzoek: geen drempelbedrag, geen vrijgestelde cliëntcategorie, geen proportionaliteitsargument. Voor trustkantoren is dat extra bewerkelijk, omdat de gesanctioneerde partij zelden vooraan in de structuur staat. De kern is de meer-dan-50%-regel: een entiteit die voor meer dan vijftig procent eigendom is van een gesanctioneerde partij wordt zelf ook als gesanctioneerd behandeld, ook als zij nergens op een lijst staat. Belangen van meerdere gesanctioneerde partijen tellen op. Daarnaast geldt zeggenschap ongeacht het percentage: wie feitelijk de doorslag geeft, brengt de entiteit binnen het bereik van de maatregel. Naamscreening vindt dat niet; alleen structuuronderzoek doet dat.

Wat een werkend sanctieproces bij een trustkantoor minimaal bevat:

• Screening op elk niveau van de structuur: niet alleen cliënt en doelvennootschap, maar ook tussenhoudsters, uiteindelijk belanghebbenden, bestuurders, gevolmachtigden en tegenpartijen.
• Herscreening bij elke lijstwijziging over het volledige bestand, niet per kwartaal en niet alleen bij acceptatie.
• Een vastgelegde lijstkeuze: EU en VN altijd, en gemotiveerd ook OFAC of de Britse lijst zodra dollars of Britse tegenpartijen in beeld komen.
• Een gekalibreerde matching die is getest met bekende en onbekende namen, waarbij die test bewaard blijft.
• Een bevriezings- en meldprotocol met vastgelegde bevoegdheden dat ook buiten kantooruren werkt, waarin bevriezing vóór afwikkeling gaat.
• Vastlegging per besluit: wie de treffer beoordeelde, wanneer, op welke gegevens en met welke uitkomst.

Compliancefunctie, auditfunctie en de rol van de MLRO

Artikel 15 van de Wtt 2018 vraagt twee gescheiden functies. De compliancefunctie is onafhankelijk en effectief en controleert of het trustkantoor de wettelijke voorschriften en de eigen interne regels naleeft. De auditfunctie wordt onafhankelijk uitgeoefend en controleert de naleving van de Wtt 2018, de Wwft én de Sanctiewet 1977, plus de uitoefening van de compliancefunctie zelf. Dat laatste wordt vaak over het hoofd gezien: audit toetst niet alleen de eerste lijn, maar ook de tweede.

De MLRO is geen wettelijk voorgeschreven functie in de Wtt 2018 of de Wwft; de term komt uit de praktijk. Dat maakt de rol niet vrijblijvend: iemand moet de meldbeslissing nemen, kunnen onderbouwen en bereikbaar zijn op het moment dat het ertoe doet. Bij kleinere kantoren botst dat met de functiescheiding, omdat dezelfde persoon compliance officer, MLRO en soms ook beleidsbepaler is. Dat kan werkbaar zijn, mits u de waarborgen expliciet beschrijft. Tot slot vraagt de wet ieder kalenderjaar om een vastgelegd opleidingsprogramma voor iedereen die werkzaamheden voor het trustkantoor verricht.

Waar DNB bij een onderzoek naar kijkt

DNB houdt doorlopend toezicht en beschikt over een ruim instrumentarium: inlichtingen opvragen, een aanwijzing geven, een last onder dwangsom of bestuurlijke boete opleggen, iemand een beleidsbepalende functie verbieden, en maatregelen openbaar maken. Daarnaast rapporteert u jaarlijks over uw bedrijfsvoering.

Een onderzoek volgt in de regel dezelfde volgorde: eerst documenten, dan een dossiersteekproef, dan gesprekken. De documenten zijn uw beleid, uw integriteitrisicoanalyse, de compliance- en auditrapportages, het opleidingsprogramma en de vastlegging van incidenten. De steekproef gaat naar acceptatiememoranda en dienstverleningsdossiers, met nadruk op complexe structuren, hoogrisicojurisdicties en cliënten die kort na acceptatie van profiel veranderden. De gesprekken toetsen of de eerste lijn die werkwijze ook werkelijk volgt.

De bevindingen die het vaakst terugkomen zijn niet juridisch van aard. Het memorandum beschrijft de structuur maar niet het oordeel. De risicoanalyse is niet zichtbaar doorvertaald naar acceptatiecriteria. De auditfunctie heeft de compliancefunctie nooit getoetst. En het dienstverleningsdossier is bij aanvang compleet gemaakt en daarna niet bijgewerkt, terwijl artikel 39 verlangt dat het actueel blijft.

Wat er verandert onder de AMLR vanaf 10 juli 2027

Op 10 juli 2027 wordt de Europese anti-witwasverordening, Verordening (EU) 2024/1624, van toepassing. Een verordening werkt rechtstreeks: de regels gelden zonder Nederlandse omzetting en laten aanzienlijk minder ruimte voor nationale invulling dan de Wwft. Trustkantoren blijven meldingsplichtige entiteit; cliëntenonderzoek, UBO-vaststelling en meldverplichtingen worden Europees geharmoniseerd, en met AMLA komt er een Europese anti-witwasautoriteit.

De vergunningplicht is een andere kwestie. Die is nationaal verankerd in de Wtt 2018, en het Europese kader blijft van lidstaten verlangen dat trustdienstverleners vergund of geregistreerd zijn. Ga er dus niet van uit dat de Wtt-eisen met de verordening verdwijnen: waarschijnlijker is dat u een Europese Wwft-laag naleeft bóvenop een Nederlands vergunningregime.

Voor uw planning betekent dat: wie nu beleid, procedures of systemen vernieuwt, schrijft die documenten beter meteen tegen de verordening, zodat u niet binnen twee jaar dezelfde verbouwing overdoet. Begin bij de onderdelen die het meest afwijken van uw huidige inrichting: de vastlegging van het cliëntenonderzoek, de UBO-bepaling en de onderbouwing van uw risicobeoordeling.

Veelgestelde vragen

Waarom geldt voor trustkantoren een ander cliëntenonderzoek dan voor andere Wwft-instellingen?

Omdat de Wwft daar zelf naar verwijst. Artikel 3, dertiende lid, van de Wwft bepaalt dat voor een trustkantoor onder cliëntenonderzoek de maatregelen uit hoofdstuk 4 van de Wet toezicht trustkantoren 2018 worden verstaan, en dat de uitgewerkte onderzoeksleden van artikel 3 Wwft dan niet van toepassing zijn. Dat hoofdstuk schrijft per trustdienst voor welk onderzoek u doet en vraagt onder meer om het vaststellen van de herkomst van het vermogen, de feitelijke zeggenschapsstructuur en de strekking van de groepsstructuur.

Mogen wij de compliancefunctie uitbesteden?

Nee. De Wtt 2018 staat toe dat werkzaamheden worden uitbesteed, maar sluit de uitoefening van de compliancefunctie daarvan uitdrukkelijk uit. De auditfunctie mag wel worden uitbesteed, mits de onafhankelijkheid aantoonbaar geborgd is. In de praktijk betekent dit dat een extern bureau de auditfunctie kan invullen, maar dat de compliancefunctie binnen het trustkantoor belegd blijft.

Is de MLRO een wettelijk verplichte functie bij een trustkantoor?

Nee. De term MLRO staat niet in de Wtt 2018 of de Wwft; hij komt uit de praktijk en uit internationale standaarden. De onderliggende taak is wel verplicht: iemand moet beoordelen of een transactie ongebruikelijk is en de melding bij FIU-Nederland doen op grond van artikel 16 Wwft. Wie die persoon is, welk mandaat hij heeft en hoe hij bereikbaar is, moet u vastleggen.

Wat houdt de meer-dan-50%-regel bij sanctiescreening precies in?

Een entiteit die voor meer dan vijftig procent eigendom is van een of meer gesanctioneerde partijen wordt zelf ook als gesanctioneerd behandeld, ook wanneer zij op geen enkele lijst staat. Belangen van verschillende gesanctioneerde partijen tellen daarbij op. Los daarvan geldt zeggenschap ongeacht het percentage: wie feitelijk de doorslag geeft in de besluitvorming, brengt de entiteit binnen het bereik van de maatregel. Naamscreening alleen brengt dit niet aan het licht; daarvoor is structuuronderzoek nodig.

Mogen wij een trustdienst verlenen aan een cliënt met een uiteindelijk belanghebbende in Rusland?

In beginsel niet. Artikel 23a van de Wtt 2018 verbiedt trustdienstverlening wanneer cliënten, doelvennootschappen of hun uiteindelijk belanghebbenden woonachtig of gevestigd zijn in de Russische Federatie of de Republiek Belarus. De wet kent een beperkte uitzondering voor natuurlijke personen met de nationaliteit van een EU-lidstaat, een andere EER-staat of Zwitserland, of met een verblijfsvergunning voor een van die staten.

Hoe diep moeten wij een structuur uitzoeken om de UBO vast te stellen?

Zo diep als nodig is om alle uiteindelijk belanghebbenden zoveel mogelijk met zekerheid te identificeren, hun identiteit te verifiëren en de aard en omvang van hun belang te verifiëren. Er is geen vast aantal lagen waarbij u mag stoppen. U mag zich daarbij niet uitsluitend verlaten op het handelsregister of het UBO-register; dat volgt uit artikel 3, vijftiende lid, van de Wwft. Bij buitenlandse lagen betekent dit dat u zelf onderliggende stukken beoordeelt.

Verdwijnt de Wtt 2018 wanneer de AMLR op 10 juli 2027 van toepassing wordt?

Dat ligt niet voor de hand. De AMLR harmoniseert de anti-witwasverplichtingen die nu in de Wwft staan en werkt rechtstreeks, maar het vergunningregime voor trustkantoren is nationaal geregeld in de Wtt 2018 en het Europese kader blijft van lidstaten verlangen dat trustdienstverleners vergund of geregistreerd zijn. Houd er dus rekening mee dat u een geharmoniseerde Europese laag naleeft bovenop het bestaande Nederlandse vergunningregime.

Bronnen

• Wet toezicht trustkantoren 2018
• Besluit toezicht trustkantoren 2018
• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
• Uitvoeringsbesluit Wwft 2018
• Sanctiewet 1977
• De Nederlandsche Bank
• UBO-register, Kamer van Koophandel
• Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR)

Verder lezen

• Onafhankelijke toets van uw AML-raamwerk
• Wwft & AML/CFT compliance
• Sanctiewet & sanctiescreening
• Interim-MLRO en detachering
• Wat is een UBO en hoe stelt u die vast?
• Van Wwft naar EU AMLR: wat verandert er in 2027?

Zo ziet zo'n traject eruit

• Casus: 1.400 dossiers, 620 geremedieerd in vijf maanden
• Alle voorbeeldcasussen

Wilt u weten of uw raamwerk de drie regimes tegelijk afdekt? Wij toetsen uw beleid, uw acceptatiememoranda en uw dienstverleningsdossiers tegen de Wtt 2018, de Wwft en de Sanctiewet, en leveren een oordeel met een herstelplan dat u aan uw bestuur of aan DNB kunt laten zien. Plan een gesprek van dertig minuten — kosteloos en zonder voorbereiding.