Een notariskantoor waarvan de sanctiescreening drie kwart miste

Door Mitchell Zandwijken · 10 september 2026 · Sanctiewet, screening, notariaat

Voorbeeldcasus — geen bestaande opdrachtgever. Deze casus is geschreven om te laten zien hoe wij werken. De situatie is samengesteld uit patronen die wij bij vergelijkbare instellingen tegenkomen; de organisatie, de aantallen en de uitkomsten zijn illustratief en herleiden niet naar een cliënt van ZandKade Compliance. De genoemde bedragen sluiten aan bij onze gepubliceerde tarieven.

Een notariskantoor met zes notarissen screende sanctielijsten handmatig: alleen bij aanvang van de dienstverlening, alleen op de cliënt zelf, zonder toepassing van de 50%-regel en zonder herscreening bij een nieuwe EU-verordening. Wij hebben een sanctierisicoanalyse opgesteld, het screeningproces herontworpen en de instellingen getest met een set van zestig namen, waaronder transliteraties en veelvoorkomende schrijfvarianten. Vooraf werden er 22 van de 60 gevonden; na kalibratie 57.

Hulp nodig bij dit onderwerp? In een kosteloos gesprek van dertig minuten kijken we mee naar uw situatie. Plan een gesprek of bel 06 11 32 53 62.

De situatie

De aanleiding was een concrete transactie: de aankoop van een bedrijfspand door een vennootschap met een moedermaatschappij in een derde land en een uiteindelijk belanghebbende die pas na drie stappen zichtbaar werd. De behandelend notaris voelde ongemak, controleerde de sanctielijst op de naam van de koper, vond niets, en vroeg zich vervolgens af of dat wel de goede controle was geweest.

Dat is een terechte twijfel. Sanctieregelgeving werkt anders dan de Wwft. De EU-sanctieverordeningen werken rechtstreeks en gelden voor iedereen — ongeacht sector, omvang of de vraag of u een Wwft-instelling bent. Er is geen risicogebaseerde ruimte: een treffer betekent onmiddellijk bevriezen en niet ter beschikking stellen, niet een onderzoekstraject van enkele dagen. En de verplichting geldt niet alleen voor uw cliënt, maar voor iedere partij die u bij de transactie betrekt.

Wat wij aantroffen

• Geen sanctierisicoanalyse. Het kantoor kon niet benoemen welke sanctierisico's het loopt, en dus ook niet waarom de screening zo was ingericht als zij was.
• Alleen de cliënt werd gescreend. Tegenpartijen, gemachtigden, bestuurders en UBO's niet. Bij een vastgoedtransactie zit het risico juist vaak aan de andere kant van de tafel.
• Eén screeningmoment. Bij aanvang van de dienstverlening. Bij een dossier dat vier maanden loopt en een sanctielijst die maandelijks wijzigt, is dat een momentopname met een houdbaarheid van dagen.
• Geen 50%-regel. Een vennootschap die voor de helft of meer eigendom is van of onder zeggenschap staat van een gesanctioneerde partij, wordt zelf als gesanctioneerd behandeld — ook zonder eigen vermelding. Dat werd niet meegenomen, terwijl juist dáár de structuren zitten.
• Alleen exacte naamvergelijking. Handmatig zoeken in een lijst vindt "Ivanov" niet als er "Ivanow" staat, en vindt een naam in een ander schrift al helemaal niet.
• Geen vastlegging van niet-treffers. Er stond nergens dát er was gescreend, met welke lijst, op welke datum. Bij een toezichtvraag is een controle die niet is vastgelegd een controle die niet heeft plaatsgevonden.
• Geen procedure voor een treffer. Op de vraag wat er zou gebeuren bij een raak resultaat, kwamen drie verschillende antwoorden van drie medewerkers.

De testset: zestig namen

Discussies over screening blijven abstract zolang niemand meet. Wij hebben daarom een testset samengesteld van zestig namen en entiteiten die op grond van geldende EU-sanctielijsten gevonden hadden moeten worden, in vier categorieën:

De drie namen die na kalibratie nog werden gemist, zaten allemaal in de categorie afgeleide entiteiten waarbij de eigendomsketen niet uit openbare bronnen bleek. Die zijn opgenomen in de procedure als expliciet restrisico, met een aanvullende vraag in het cliëntenonderzoek — dat is eerlijker dan doen alsof de dekking honderd procent is.

Even belangrijk als de trefkans is het aantal valse treffers. Bij de scherpste geteste instelling vond het systeem 59 van de 60, maar leverde het per week zoveel te beoordelen hits op dat het kantoor die werkvoorraad niet zou halen — en een controle die je niet uitvoert, telt niet. De gekozen instelling ligt daar net onder, met een aantal valse hits dat het secretariaat binnen een dag wegwerkt.

Onze aanpak

1. Sanctierisicoanalyse. Welke cliëntgroepen, transactietypen, landen en structuren brengen sanctierisico mee? Voor dit kantoor: vastgoedtransacties met buitenlandse kopers, ondernemingsstructuren met tussenhoudsters in derde landen, en cliënten met banden met specifieke sectoren.
2. Lijstselectie. Vastgelegd welke lijsten worden gebruikt en met welke frequentie zij worden ververst: de EU-lijsten als verplichte basis, aangevuld met VN- en nationale lijsten.
3. Screeningmomenten. Bij aanvang, bij elke wijziging in het dossier, bij passeren, en automatisch bij elke lijstwijziging voor alle lopende dossiers.
4. Reikwijdte uitgebreid. Van alleen de cliënt naar cliënt, tegenpartij, gemachtigden, bestuurders en UBO's — met de 50%-regel als vaste stap in het onderzoek naar de eigendomsstructuur.
5. Kalibratie met de testset. Drie instellingen getest en de uitkomst afgewogen tegen de werkvoorraad, zoals hierboven beschreven.
6. Trefferprocedure. Uitgeschreven wat er gebeurt bij een mogelijke treffer: dienstverlening stopzetten, niet ter beschikking stellen, interne escalatie binnen het uur, beoordeling door de aangewezen notaris, en melding aan de toezichthouder volgens de vastgelegde route.
7. Training. Twee sessies: één voor het secretariaat over het beoordelen van hits, één voor de notarissen over de escalatie en het besluit.

Een opmerking over de meldroute. De verplichting tot bevriezen en melden staat vast; de precieze route verschilt per type instelling en is in beweging, omdat de modernisering van de Sanctiewet 1977 loopt. Wij hebben de procedure daarom zo opgeschreven dat de stappen vastliggen en de geadresseerde één invulveld is — zodat een wetswijziging geen herziening van het hele proces vraagt.

Wat er is opgeleverd

• Een sanctierisicoanalyse met per risico een benoemde maatregel en een eigenaar.
• Een screeningprocedure met vastgelegde momenten, reikwijdte, lijsten en verversingsfrequentie.
• Een kalibratieverantwoording: welke instellingen zijn getest, met welke testset, met welke uitkomst en waarom deze instelling is gekozen.
• Een trefferprocedure met tijdslijn, rollen en een vaste escalatieroute.
• Een vastleggingsformat waarin ook niet-treffers worden geregistreerd, met lijst en datum.
• Twee trainingssessies, met casuïstiek uit de eigen praktijk van het kantoor.
• Een halfjaarlijkse hertest met een verse testset, opgenomen in de kantooragenda.

Het resultaat

De trefkans ging van 22 naar 57 van de 60, met een werkvoorraad die het kantoor aankan. Belangrijker voor de lange termijn: het kantoor kan nu uitleggen waarom de screening staat zoals zij staat. Dat is precies de vraag die een toezichthouder stelt, en waarop "zo hebben wij het altijd gedaan" geen antwoord is.

Twee bijvangsten die het kantoor niet had verwacht. De uitbreiding naar tegenpartijen leverde in de eerste maand twee dossiers op waar de screening eerder niets zou hebben gezien. En de herscreening bij lijstwijziging bracht één lopend dossier naar boven waarvan de UBO ná aanvang van de dienstverlening op een lijst was geplaatst — precies het scenario waar een eenmalige controle bij aanvang blind voor is.

Wat u hieruit kunt meenemen

• Sancties kennen geen risicogebaseerde ruimte. Anders dan bij de Wwft mag u hier niet afwegen dat een cliënt "waarschijnlijk laag risico" is. Een treffer is een treffer, en de reactie is onmiddellijk.
• Screen niet alleen uw cliënt. Tegenpartijen, gemachtigden, bestuurders en UBO's horen erbij. Bij vastgoed zit het risico regelmatig aan de andere kant.
• Meet uw screening met een testset. Zonder meting weet u niet of u tachtig procent of dertig procent vindt, en dat verschil ziet u nooit in de dagelijkse praktijk — want wat u niet vindt, meldt zich niet.
• Een eenmalige controle bij aanvang is een momentopname. Lijsten wijzigen; uw lopende dossiers wijzigen mee.
• Leg ook niet-treffers vast. Een controle zonder vastlegging is bij toezicht een controle die niet heeft plaatsgevonden.

Doorlooptijd en investering

De opdracht kwam uit op € 7.500 excl. btw, midden in de bandbreedte van € 5.500 tot € 9.500 die op onze sanctiepagina staat voor een sanctierisicoanalyse met beoordeling van het screeningproces. De twee trainingssessies zaten daarin.

Zeven weken doorlooptijd, waarvan drie voor de risicoanalyse en de procedure, twee voor het samenstellen en draaien van de testset, en twee voor kalibratie, training en oplevering. De inzet van het kantoor bleef beperkt tot circa 25 uur, omdat wij op basis van dossiers en gesprekken werken en niet met een vragenlijst die de cliënt zelf moet invullen.

Veelgestelde vragen bij dit type traject

Geldt de Sanctiewet ook voor ons als wij geen financiële instelling zijn?

De EU-sanctieverordeningen werken rechtstreeks en gelden voor iedereen in de Unie, ongeacht sector of omvang. U mag geen tegoeden of economische middelen ter beschikking stellen aan een gesanctioneerde partij en moet bevriezen wanneer u er een aantreft. De Sanctiewet 1977 regelt de Nederlandse handhaving en het toezicht daarop; voor het notariaat is dat het Bureau Financieel Toezicht.

Hoe stellen wij een testset samen?

Neem namen die op grond van geldende lijsten gevonden moeten worden en varieer ze bewust: transliteraties uit andere schriften, veelvoorkomende spelfouten, omgedraaide naamvolgorde, initialen, en entiteiten die via de 50%-regel in beeld komen zonder zelf op een lijst te staan. Zestig namen is genoeg om patronen te zien; belangrijker dan het aantal is de spreiding.

Hoe streng moeten wij onze matchingdrempel zetten?

Zo streng als uw organisatie werkelijk kan verwerken. Een instelling die vrijwel alles vindt maar meer hits oplevert dan u kunt beoordelen, leidt tot oppervlakkige beoordeling — en dan mist u alsnog. Test daarom altijd twee dingen tegelijk: hoeveel u vindt, en hoeveel werk dat oplevert. Leg de gekozen instelling en de afweging vast.

Moeten wij bij elke lijstwijziging opnieuw screenen?

Voor lopende relaties en lopende dossiers is dat de praktische norm, en het is ook de enige manier om de situatie te ondervangen waarin iemand ná aanvang van de dienstverlening op een lijst komt. Automatiseer dat: handmatig herscreenen bij elke wijziging houdt geen enkel kantoor vol.

Bronnen

• Sanctiewet 1977 — wetten.overheid.nl
• Regeling toezicht Sanctiewet 1977 — wetten.overheid.nl
• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
• Bureau Financieel Toezicht

Lees verder

• Sanctiewet & sanctiescreening — onze dienst
• Wwft voor notarissen
• Sanctiewet 1977: welke verplichtingen heeft uw instelling?
• Transactiemonitoring en sanctiescreening
• Casus: informatieverzoek van het BFT

Herkent u dit? In een kosteloos gesprek van dertig minuten kijken we mee naar uw situatie en zeggen we ronduit of wij u kunnen helpen. Plan een gesprek of bel 06 11 32 53 62.