Wwft-compliance voor notarissen en notariskantoren

Voor notarissen betekent Wwft-naleving dat u bij vastgoedtransacties, oprichtingen en ondernemingsoverdrachten uw cliënt en de tegenpartij onderzoekt, de uiteindelijk belanghebbende vaststelt, de herkomst van de middelen kent en een ongebruikelijke transactie onverwijld meldt bij FIU-Nederland. De geheimhoudingsplicht staat daaraan niet in de weg: voor Wwft-plichtige diensten gaat de meldplicht in beginsel vóór, en een melding te goeder trouw levert geen aansprakelijkheid op. Het BFT beoordeelt uw kantoor vervolgens niet op de kwaliteit van uw beleidsstukken, maar op wat er in de passeerdossiers staat. Daar zit bij vrijwel elk kantoor het gat.

Waarom de notaris poortwachter is

De Wwft rekent de notaris tot de instellingen met een poortwachtersfunctie. De wet knoopt daarbij niet aan bij het beroep als geheel, maar bij de dienst die u verleent. Onder de Wwft vallen onder meer advies en bijstand bij de aan- of verkoop van registergoederen, het beheren van gelden, effecten en andere waarden, het oprichten of beheren van vennootschappen en rechtspersonen, en de aan- of verkoop van ondernemingen. Een testament of een akte van huwelijkse voorwaarden ligt buiten dat bereik; een leveringsakte, een oprichting, een aandelenoverdracht of een schenking met een vastgoedcomponent ligt er middenin.

Concreet betekent poortwachter zijn drie dingen. U kent de risico's van uw eigen kantoor en legt die vast in een risicobeoordeling (artikel 2b Wwft). U onderzoekt uw cliënt en de tegenpartij in verhouding tot die risico's voordat u de dienst verleent (artikel 3 Wwft), inclusief de vraag wie de uiteindelijk belanghebbende is en waar het geld vandaan komt. En u meldt een ongebruikelijke transactie onverwijld bij FIU-Nederland (artikel 16 Wwft), ook wanneer de transactie uiteindelijk niet doorgaat: ook een voorgenomen transactie is meldbaar.

Wat dat lastig maakt is niet de wettekst maar de volgorde. De notaris komt vaak laat in het proces binnen: partijen hebben al onderhandeld, de financiering is rond en de passeerdatum staat vast. Het cliëntenonderzoek gebeurt dan onder tijdsdruk, terwijl juist in die fase de vragen liggen die niemand eerder heeft gesteld — wie betaalt er werkelijk, waarom deze structuur, en waarom deze prijs.

Geheimhoudingsplicht, ministerieplicht en meldplicht

Geen enkel onderwerp levert bij notariskantoren zoveel discussie op als de verhouding tussen de geheimhoudingsplicht en de meldplicht. Het beeld dat beide elkaar uitsluiten klopt niet. Voor de diensten die onder de Wwft vallen, gaat de meldplicht in beginsel vóór op de geheimhoudingsplicht: de wetgever heeft die doorbreking bewust geregeld. Een melding die u te goeder trouw doet, levert geen tuchtrechtelijke of civielrechtelijke aansprakelijkheid op. Daar staat tegenover dat u de cliënt niet mag informeren over de melding of over een lopend onderzoek — het tipping-off-verbod.

De uitzondering die wél bestaat, is smaller dan vaak gedacht. Informatie die u ontvangt bij het bepalen van de rechtspositie van een cliënt, bij zijn vertegenwoordiging in rechte, of bij advies over het instellen of vermijden van een procedure, valt buiten de meldplicht. Advies en bijstand bij een leveringsakte of een aandelenoverdracht valt daar niet onder. Wie zich op de uitzondering beroept, moet in het dossier kunnen laten zien waarom die van toepassing was.

Dan de ministerieplicht. U bent in beginsel gehouden uw dienst te verlenen, maar u moet die weigeren wanneer u redelijkerwijs moet aannemen dat de werkzaamheid leidt tot strijd met het recht of de openbare orde. Weigeren is dus geen vrije keuze, maar het is ook geen alternatief voor melden. Deze volgorde houdt in de praktijk stand:

1. Onderzoek eerst. Twijfel is geen reden om te weigeren zolang u niet weet waar de twijfel over gaat. Stel de vragen en leg de antwoorden vast.
2. Beoordeel de meldplicht apart. Of u de dienst verleent en of u meldt, zijn twee losse beslissingen met elk hun eigen toets.
3. Meld onverwijld wanneer de indicator raakt. Ook als u de dienst weigert, en ook als de transactie afketst.
4. Weiger wanneer het onderzoek geen bevredigend antwoord oplevert. Kunt u de cliënt, de UBO of de herkomst van de middelen niet vaststellen, dan mag u de dienst niet verlenen.
5. Leg de afweging vast. Een dossier waarin staat waarom u niet hebt gemeld, is bij een controle net zo belangrijk als een melding.

Waar het risico in notariële dossiers zit

Notariskantoren zien risico's die andere Wwft-instellingen nauwelijks tegenkomen, omdat de akte zelf het sluitstuk van een constructie is. Onderstaande tabel geeft de terugkerende patronen, met per patroon wat u in het dossier zou moeten kunnen terugvinden.

Geen van deze patronen is op zichzelf verdacht; certificering, familieoverdrachten en aankopen uit eigen middelen zijn alledaags. Het risico ontstaat wanneer meerdere patronen samenvallen zonder sluitende verklaring — en het toezichtrisico wanneer die verklaring wel is gegeven maar nergens is opgeschreven.

UBO-vaststelling bij stichtingen, STAK's en personenvennootschappen

Bij een gewone BV met twee aandeelhouders is de UBO snel gevonden. De dossiers waar het misgaat, zijn de rechtsvormen waarin eigendom en zeggenschap niet samenvallen.

Bij een stichting kijkt u niet naar aandelen maar naar vier ingangen: de bestuurders, degenen die voor meer dan een kwart begunstigde zijn van het vermogen, degenen die meer dan een kwart van de stemmen hebben bij een statutenwijziging, en degenen die op andere wijze feitelijke zeggenschap uitoefenen. Die laatste categorie is de belangrijkste en tegelijk de meest overgeslagen: een benoemings- of vetorecht in de statuten, of een raad van toezicht die het bestuur kan ontslaan, maakt iemand tot UBO zonder dat hij ergens als eigenaar staat.

Bij een STAK loopt de vraag door naar de certificaathouders. De stichting houdt de aandelen, maar het economische belang ligt bij de certificaathouders; wie meer dan een kwart van de certificaten houdt, komt in beeld. Daarnaast telt het bestuur van de STAK zelf mee, en telt mee wie het bestuur kan benoemen of ontslaan. Vraag daarom altijd de administratievoorwaarden op en niet alleen het certificaathoudersregister — daar staat wie werkelijk aan de knoppen zit.

Bij personenvennootschappen — maatschap, vof, commanditaire vennootschap — kijkt u naar eigendomsbelang en stemrecht van de vennoten. Bij een CV beoordeelt u ook de commanditaire vennoten, ook al hebben zij geen beheersbevoegdheid: hun kapitaalinbreng kan ruim boven de drempel liggen.

Levert dat alles geen UBO op, dan wijst u het hoger leidinggevend personeel aan als pseudo-UBO. Dat is een uitzondering, geen uitweg: u moet kunnen laten zien welk onderzoek u hebt gedaan voordat u ertoe overging. Twee praktische punten sluiten dit af. Het UBO-register van de Kamer van Koophandel is een controlemiddel en geen bron: u mag er niet enkel op afgaan. En wijkt uw eigen vaststelling af van de registratie, dan bent u verplicht dat verschil terug te melden.

Herkomst van middelen en de derdengeldenrekening

Bij aankopen zonder financiering ontbreekt de bank als tweede poortwachter. Dan bent u de enige partij die vraagt waar het geld vandaan komt, en de enige die dat kan vastleggen. Onderscheid daarbij twee vragen die vaak door elkaar lopen: waar komt het vermogen van deze cliënt vandaan (herkomst van vermogen), en waar komen de middelen voor deze specifieke transactie vandaan (herkomst van de middelen). De eerste vraag verklaart het patroon, de tweede verklaart de betaling.

• Vraag door op de opbouw, niet alleen op de bron. Verkoop van een eerdere woning, verkoop van een onderneming, erfenis, schenking of gespaard inkomen — met de stukken die dat ondersteunen en met bedragen die op elkaar aansluiten.
• Volg het geld tot de rekening. Een verklaring van de cliënt is een startpunt, geen bewijs. Een rekeningafschrift, een afrekening van een eerdere levering of een aangifte erfbelasting is dat wel.
• Wees alert op betalingen door derden. Stortingen op de derdengeldenrekening horen van de koper te komen. Komt het geld van een ander, van meerdere rekeningen of uit het buitenland, dan verlangt dat een verklaring en een vastlegging van de titel.
• Behandel de derdengeldenrekening niet als doorgeefluik. Gebruik ervan buiten de akte om, of terugbetaling naar een andere rekening dan waarvan is ontvangen, is een klassiek signaal.
• Let op contante componenten. Een contante betaling boven de vastgestelde grens is een objectieve indicator: die meldt u zonder eigen afweging.
• Beoordeel het patroon, niet de losse betaling. Een reeks stortingen net onder een grensbedrag is iets anders dan één storting daarboven.

De valkuil is zelden dat kantoren deze vragen niet stellen — de meeste stellen ze wel, mondeling. De valkuil is dat het antwoord niet in het dossier belandt, waardoor er bij een controle niets ligt bij een transactie die u destijds prima hebt beoordeeld.

Wat het BFT bij een controle opvraagt

Het Bureau Financieel Toezicht houdt toezicht op de naleving van de Wwft door notarissen. Een onderzoek begint doorgaans met een schriftelijke uitvraag, gevolgd door een dossiersteekproef en gesprekken op kantoor. De uitvraag is voorspelbaarder dan kantoren denken.

In de praktijk struikelen kantoren zelden over ontbrekend beleid. Ze struikelen over het verschil tussen beleid en dossier: het beleid schrijft voor dat de herkomst van middelen wordt vastgesteld, en in tien van de vijftien steekproefdossiers staat daar niets over. Dat verschil is het eerste wat wij toetsen wanneer wij een kantoor voorbereiden op een onderzoek.

Wat er verandert onder de AMLR vanaf 10 juli 2027

Het Europese anti-witwaspakket vervangt de huidige richtlijnsystematiek. De kern is Verordening (EU) 2024/1624, de AMLR, die vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks van toepassing is — zonder Nederlandse omzetting, en daarmee met minder nationale ruimte dan de Wwft nu biedt. Voor notariskantoren is dat geen breuk met wat u doet, maar wel een verzwaring van wat u moet kunnen aantonen.

De praktische consequentie: wie de komende jaren zijn risicobeoordeling, procedures of dossiervastlegging vernieuwt, kan dat beter meteen tegen de verordening schrijven dan tegen de Wwft. Dat scheelt een tweede verbouwing in 2027.

Hoe wij notariskantoren helpen

Wij verkopen geen software en ontvangen geen commissie van leveranciers. Voor notariskantoren betekent dat doorgaans een van de volgende opdrachten.

• Wwft-scan van kantoor en dossiers: een steekproef uit passeerdossiers, getoetst tegen de eisen die het BFT stelt, met een bevindingenrapport en een herstelplan met eigenaren en termijnen.
• Risicobeoordeling en beleid: een risicobeoordeling volgens artikel 2b Wwft die uw eigen praktijk beschrijft, en beleid en werkinstructies die daaruit zichtbaar volgen.
• Werkinstructies voor de moeilijke gevallen: beslisregels voor ABC-transacties, certificeringsstructuren, familieoverdrachten en herkomst van middelen, geschreven voor wie ze dagelijks gebruikt.
• Training volgens artikel 35 Wwft: sessies met geanonimiseerde casuïstiek uit uw eigen dossiers, met deelnamebewijs en programma voor uw vastlegging.
• Begeleiding bij een BFT-onderzoek en AMLR gap-analyse: voorbereiding van de uitvraag, meelezen op antwoorden, en in kaart brengen wat de verordening voor uw kantoor verandert.

Veelgestelde vragen

Vallen alle notariële werkzaamheden onder de Wwft?

Nee. De Wwft knoopt aan bij de dienst, niet bij het beroep. Advies en bijstand bij de aan- of verkoop van registergoederen, het beheren van gelden en andere waarden, het oprichten of beheren van vennootschappen en rechtspersonen en de aan- of verkoop van ondernemingen vallen eronder. Een testament of een akte van huwelijkse voorwaarden valt daarbuiten. Bij twijfel is de praktische vuistregel dat een akte met een geldstroom of een eigendomsoverdracht vrijwel altijd binnen het bereik van de wet valt.

Gaat mijn geheimhoudingsplicht vóór op de meldplicht?

Voor diensten die onder de Wwft vallen niet. De wetgever heeft de doorbreking van de geheimhoudingsplicht bewust geregeld, en een melding die u te goeder trouw doet leidt niet tot tuchtrechtelijke of civielrechtelijke aansprakelijkheid. Wel geldt een uitzondering voor informatie die u krijgt bij het bepalen van de rechtspositie van een cliënt of in verband met een procedure. Over de melding zelf mag u de cliënt niets vertellen.

Moet ik ook melden als de transactie niet doorgaat?

Ja. Ook een voorgenomen transactie is meldbaar. Wanneer u de dienst weigert omdat u de cliënt, de uiteindelijk belanghebbende of de herkomst van de middelen niet kunt vaststellen, vervalt de meldplicht niet. Weigeren en melden zijn twee losse beslissingen met elk hun eigen toets, en beide horen met een motivering in het dossier.

Hoe stel ik de UBO vast bij een STAK?

U kijkt door de stichting heen naar de certificaathouders: wie meer dan een kwart van de certificaten houdt, komt in beeld. Daarnaast telt het bestuur van de STAK zelf mee en telt mee wie dat bestuur kan benoemen of ontslaan. Vraag de administratievoorwaarden op en niet alleen het certificaathoudersregister, want daarin staan de benoemings- en stemrechten die bepalen wie feitelijk zeggenschap heeft.

Mag ik afgaan op het UBO-register van de Kamer van Koophandel?

Niet als enige bron. Het register is een controlemiddel bovenop uw eigen onderzoek, niet in plaats daarvan. Stelt u een uiteindelijk belanghebbende vast die afwijkt van de registratie, dan bent u verplicht dat verschil terug te melden bij de Kamer van Koophandel. Leg in het dossier vast welke bronnen u hebt gebruikt en hoe u tot uw vaststelling bent gekomen.

Wat vraagt het BFT als eerste op bij een onderzoek?

Vrijwel altijd de risicobeoordeling van het kantoor, het Wwft-beleid met de bijbehorende werkinstructies, een steekproef uit passeerdossiers, een overzicht van meldingen en het opleidingsoverzicht. De beoordeling richt zich vervolgens op het verschil tussen beleid en praktijk: schrijft uw beleid iets voor wat in de steekproefdossiers niet terug te vinden is, dan is dat de bevinding.

Moeten wij nu al iets doen met de AMLR?

Ja, maar gericht. De AMLR is vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks van toepassing. Wie de komende jaren zijn risicobeoordeling, procedures of dossiervastlegging vernieuwt, kan dat beter meteen tegen de verordening schrijven dan tegen de Wwft, want anders volgt in 2027 een tweede verbouwing. Het BFT blijft uw toezichthouder, binnen een Europees kader.

Bronnen

• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
• Uitvoeringsbesluit Wwft 2018
• Bureau Financieel Toezicht (BFT)
• UBO-register, Kamer van Koophandel
• Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR)

Verder lezen

• Wwft & AML/CFT compliance
• Onafhankelijke toets van uw AML-raamwerk
• Trainingen & workshops
• AMLR gap-analyse
• Wat is een UBO en hoe stelt u die vast?
• Een ongebruikelijke transactie melden bij FIU-Nederland

Zo ziet zo'n traject eruit

• Casus: sanctiescreening van 22 naar 57 van de 60 treffers
• Alle voorbeeldcasussen

Controle van het BFT op komst? Dan is de vraag niet of uw beleid klopt, maar of uw passeerdossiers laten zien dat u ernaar hebt gehandeld. Wij lopen een steekproef met u door voordat het BFT dat doet. Plan een gesprek van dertig minuten — kosteloos en zonder voorbereiding.